Was ist ein Projekt?

Laut dem Project Management Institute ist ein Projekt eine zeitlich begrenzte Aktivität mit einem Start- und Enddatum. Nehmen wir zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Website oder den Bau eines neuen Hauses von Grund auf.

Jedes Projekt besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die letztlich ein einziges Ziel haben. Diese sind an bestimmte Bedingungen geknüpft, z. B. an die Zeit, die Mitarbeiter und die Ressourcen, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Projekte können manuell oder mit Hilfe einer Projektmanagementsoftware verwaltet werden.

In der Regel gliedert sich ein Projekt in fünf Phasen: Einleitung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. Jede Phase besteht aus spezifischen Aufgaben, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Projektziele zu erreichen.

Die Grundlagen des Projektmanagements

Hier sind sechs Begriffe, die jeder Projektmanager kennen sollte:

• Stakeholder: Stakeholder sind Einzelpersonen, Gruppen oder Organisationen, die von einer Entscheidung, einer Aktivität oder einem Projektergebnis betroffen sein können oder sich selbst als betroffen betrachten. Mit anderen Worten: Stakeholder sind diejenigen, die ein Interesse am Ergebnis Ihres Projekts haben.
• Ressourcen: Ressourcen sind für die Durchführung der Projektaufgaben unerlässlich. Sie können immateriell (Menschen und Zeit) oder materiell (Maschinen, Materialien und Finanzmittel) sein. Die Ressourcen werden meist in der Planungsphase des Projekts festgelegt.
• Ergebnisse: Ergebnisse sind materielle oder immaterielle Güter oder Dienstleistungen, die als Ergebnis des Projekts entstehen. Die Definition, Überwachung und Verwaltung der Projektleistungen sind für den Erfolg des Projekts von wesentlicher Bedeutung.
• Abhängigkeiten: Abhängigkeiten sind die Verbindungen zwischen Aufgaben, die die Reihenfolge ihrer Ausführung bestimmen. Es gibt vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten: Ende-zu-Anfang, Anfang-zu-Anfang, Ende-zu-Ende und Anfang-zu-Ende.
• Zeiterfassungsbögen: Zeiterfassungsbögen sind eine effektive Methode zur Erfassung und Verfolgung der für eine bestimmte Projektaufgabe oder -tätigkeit aufgewendeten Zeit. Die Zeiterfassungsbögen können dann für Lohnabrechnungen, Rechnungsstellung oder Optimierungszwecke verwendet werden.
• Eisernes Dreieck (oder „Triple Constraint“): Im Projektmanagement ist das Eiserne Dreieck die Kombination der drei Hauptbeschränkungen eines Projekts: Ziel, Termin und Kosten. Die drei Beschränkungen sind voneinander abhängig: keine von ihnen kann geändert werden, ohne dass eine (oder beide) der anderen betroffen sind.

Was ist Projektmanagement?

Einfach ausgedrückt, ist Projektmanagement die Kunst, ein oder mehrere Projekte zu verwalten. Wikipedia definiert ihn wie folgt: Unter Projektmanagement versteht man die Organisation des reibungslosen Ablaufs eines Projekts, eines Vertragsgegenstands usw. von Anfang bis Ende. Alle operativen und taktischen Aspekte, die zum Erfolg eines Projekts beitragen, bilden ein Dreieck, das das Qualitäts-Kosten-Zeit-Gleichgewicht (QCD) darstellt.

Dies ist normalerweise die Aufgabe des Projektleiters. Im Allgemeinen besteht die Aufgabe dieser Person darin, Strategie (Planung) und Betrieb (Ausführung) zu verbinden, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Zunächst müssen Sie die Phasen des Projekts planen und gemeinsam mit den Beteiligten strategische Ziele festlegen. Anschließend führen Sie den Plan aus, wobei Sie während des gesamten Prozesses Ressourcen (Material, Personal usw.) und Einschränkungen (Zweck, Zeit und Kosten) verwalten.

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Wichtig: Ein effektives Projektmanagement erfordert ein effektives Aufgabenmanagement. Projekte werden häufig in kleinere, leichter zu handhabende Teile (Aufgaben, Aktivitäten oder Meilensteine) aufgeteilt. Da der Erfolg Ihres Projekts entscheidend von der fristgerechten Erledigung der Aufgaben abhängt, werden die Aufgaben häufig nach Prioritäten geordnet und auf einer Zeitachse geplant. Um das Projekt im Zeitplan zu halten, ist es wichtig, die Fristen einzuhalten und die Aufgaben entsprechend den Abhängigkeiten und Prioritäten zu erledigen.

Die Vorteile eines guten Projektmanagements

Natürlich bringt ein gutes Projektmanagement seine eigenen Vorteile mit sich:

• Erfüllung der Erwartungen aller Beteiligten
• Ordnung und Klarheit schaffen
• Klare Schwerpunkte und Ziele setzen
• Optimierung der Ressourcen
• Festlegung eines realistischen Aktionsplans
• Sicherstellung der Qualitätskontrolle
• Risiken managen
• Gewährleistung einer kontinuierlichen Überwachung
• Verringerung des Ausfallrisikos
• Mit Erfolg und Misserfolg umgehen (und daraus lernen!)

Und all dies trägt wiederum dazu bei, Ihr Team erheblich zu motivieren. Es versteht sich von selbst, dass dies letztlich wieder zu besseren Projekten führt. Jeder gewinnt, wirklich.

Geschichte des Projektmanagements

Obwohl man meinen könnte, dass Projektmanagement ein modernes Konzept ist, geht es tatsächlich auf die Zeit der Großen Pyramide von Gizeh (2580-2560 v. Chr.) oder sogar Stonehenge (3100 v. Chr.) zurück. Man könnte sogar sagen, dass die Mammutjagd eine Form des Projektmanagements war, zumindest wenn sie eine sorgfältige und durchdachte Planung, Programmierung und Ausführung beinhaltete.

Wir müssen bis zum Beginn des 20. Jahrhunderts zurückgehen, um zu sehen, wie die ersten wirklichen Methoden entstanden sind. Denken Sie an die Gantt-Diagramme von Henry Gantt aus dem Jahr 1917, die für große Infrastrukturprojekte wie den Hoover-Damm und das Interstate Highway System in den Vereinigten Staaten verwendet wurden. Auch heute noch sind Gantt-Diagramme ein wichtiges Projektmanagementinstrument für viele kleine Unternehmen.

Es wird jedoch weithin angenommen, dass die Geschichte des modernen Projektmanagements erst in den 1950er Jahren mit der Einführung der Methode des kritischen Pfades im Jahr 1957 und der Programmbewertungs- und Überprüfungstechnik (PERT) im Jahr 1958 begann. Letztere wurde vom US-Verteidigungsministerium zur Verwaltung des Polaris-Projekts eingesetzt.

In der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts wurden weiterhin maßgeschneiderte Methoden und handwerkliche Verfahren zur Verwaltung von Projekten eingesetzt. Dies änderte sich, als der Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) des Project Management Institute im Jahr 1998 vom American National Standard Institute (ANSI) als Standard angepasst wurde. In den letzten Jahren hat sich auch die Projektmanagementpraxis stark verändert: Die Einführung der ISO-Norm für Projektmanagement (ISO 21500) ist nur ein Beispiel dafür.

Aber die wichtigste dieser Veränderungen war natürlich die Einführung des Mikrocomputers. Computer brachten Produktivität und Kommunikation in den Vordergrund, und als sich die Technologie in den 1990er Jahren weiterentwickelte, verbreitete sich das Internet in der ganzen Welt. Das Wachstum des Internets führte dann zur Entwicklung von webbasierten Projektmanagementanwendungen, die es uns ermöglichen, ein Projekt online zu verwalten.

Diese werden heute entweder auf einem mobilen Gerät oder einem Computer genutzt. Und mit der Entwicklung computergesteuerter Optionen und komplexer Algorithmen begannen die Projektmanager, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen und dabei weniger Fehler zu machen als zuvor.

Die wichtigsten Grundsätze des Projektmanagements

Professionelles Projektmanagement erfordert ein diszipliniertes Vorgehen. Und obwohl jedes Projekt anders ist, gibt es eine Reihe von universellen Projektmanagement-Grundlagen, die Sie anwenden können, um Ihre Erfolgschancen drastisch zu erhöhen.

Laut dem Bericht des Project Management Institute aus dem Jahr 2018 werden 9,9 % jedes ausgegebenen Dollars aufgrund einer schlechten Projektausführung verschwendet.

Stellen Sie sich vor und während des Projekts diese Fragen:

• Was muss getan werden?
• Wann und in welcher Reihenfolge sollte dies geschehen?
• Wie ist der Stand des Projekts?

5 Phasen des Projektmanagements

Wie bereits erwähnt, gliedern sich die Projekte in der Regel in 5 Phasen.

• Initiierung
• Planung
• Umsetzung
• Überwachung und Kontrolle
• Schließung

Jede Phase besteht aus spezifischen Aufgaben und Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um Ihre Projektziele zu erreichen.

1. Initiierung des Projekts
   In der ersten Phase des Projekts bewertet der Projektleiter die Projektidee: Handelt es sich um eine der wichtigsten Aktivitäten Ihres Unternehmens? Ist es machbar? Wird die Organisation davon profitieren? Wenn die Antwort ein dreifaches Ja ist, können Sie damit beginnen, den Umfang oder die erwarteten Ergebnisse des Projekts zu definieren und mögliche Partner oder Beteiligte zu ermitteln. Wenn Ihr Projekt eine Durchführbarkeitsstudie erfordert, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, damit zu beginnen.

Am Ende der Projektinitiierungsphase sollten Sie einen klaren Projektplan haben, dem alle Beteiligten zustimmen sollten. Auf diese Weise werden Missverständnisse vermieden und Sie können die Erwartungen während des gesamten Projekts steuern.

2. Projektplanung
   Die Projektplanungsphase ist die Entwicklung des Fahrplans für das gesamte Projekt. Sie umfasst:

Festlegung von S.M.A.R.T.-Zielen (spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und zeitgebunden). (Spezifische, messbare, akzeptable, realistische, zeitgebundene) Ziele
Schätzung der Kosten
Definition des Umfangs und der wichtigsten Ergebnisse
Ihr Projektplan (definiert in Phase 1) enthält Informationen über die Ressourcenzuweisung und darüber, wie Sie

• qualitative Ergebnisse produzieren
• Verwaltung von Risiken und Unvorhergesehenem
• innerhalb Ihres Teams und mit externen Interessengruppen kommunizieren.

Idealerweise sollten Sie auch einen klaren Zeitplan aufstellen, was wann geschehen muss. Dies geschieht am besten durch die Festlegung von Meilensteinen: einheitliche Ziele mit klaren Endterminen.

3. Projektdurchführung
   In der Phase der Projektdurchführung wird das Projekt für die Außenwelt sichtbar. Es beginnt mit einem Kick-off-Meeting mit dem Team, bei dem jeder über seine Aufgaben und die wichtigsten Elemente des Projekts informiert wird. In dieser Phase geht es darum, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Als Projektleiter sind Sie für die Zuweisung von Ressourcen, die Konzentration Ihres Teams auf die zugewiesenen Aufgaben und die Entwicklung des Projekts gemäß dem von Ihnen festgelegten Plan verantwortlich.
4. Überwachung und Kontrolle des Projekts
   Die vierte Phase des Projekts und die Ausführungsphase überschneiden sich häufig. Während des gesamten Projekts überwachen Sie den Fortschritt aller zu erbringenden Leistungen genau und planen regelmäßige Teambesprechungen, um sicherzustellen, dass Sie im Zeitplan bleiben. Hier müssen Sie aufpassen, dass Sie sich nicht zu weit aus dem Fenster lehnen.

Sie wollen keine Zeit mit unzähligen Sitzungen verschwenden, um die Situation zu überprüfen? Cloud-basierte Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihrem Team, den Status seiner Aufgaben in Echtzeit zu aktualisieren.

5. Abschluss des Projekts
   Projekte sind abgeschlossen, wenn die letzte Leistung offiziell übergeben wurde und alle Beteiligten darüber informiert wurden, dass das Projekt beendet ist. Bevor dies geschieht, ist es ratsam, das Team zusammenzubringen und die folgenden Punkte zu bewerten:

• Was ist gut gelaufen?
• Was hätte besser laufen können?
• Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, um die Durchführung künftiger Projekte zu verbessern?

Auf diese Weise können Sie nicht nur vermeiden, dieselben Fehler zweimal zu machen, sondern auch bessere Verfahren einführen und ein effizienteres Projektteam bilden.

Rollen in der Projektleitung

Projektmanagement ist selten eine Einzelveranstaltung. Hier finden Sie eine Liste der wichtigsten Rollen, die Sie benötigen:

• Der Projektleiter: die Person, die das Team leitet und die Arbeit organisiert. Er oder sie leitet jede Phase des Projekts und ist dafür verantwortlich, die Beteiligten zu überzeugen, den Umfang des Projekts festzulegen und schließlich die Durchführung des Projekts zu planen.
• Projektsponsor: Ein Projektsponsor ist eine Person (häufig auf Managementebene), die die Gesamtverantwortung für das Projekt trägt. Der Sponsor ist die Person, die das Projekt initiiert oder die Idee dazu hatte und deren Hauptaufgabe darin besteht, sicherzustellen, dass das Projekt den vereinbarten Nutzen und die vereinbarten Ergebnisse bringt.
• Externe Beratung: Es ist immer eine gute Idee, externe Personen in Ihr Projekt einzubeziehen. Sie bieten eine neue Perspektive und können einen anderen Ansatz einbringen, wenn Sie in eine Sackgasse geraten.
• Teammitglieder: Als Spezialisten und Experten auf ihrem Gebiet sind die Teammitglieder die treibende Kraft für den Erfolg eines Projekts. Jedes Teammitglied ist für die Durchführung eines Teils des Projekts verantwortlich.
• Stakeholder: eine Einzelperson oder Gruppe, die ein unmittelbares Interesse an dem Projekt hat oder für die das Projekt ein „Einsatz“ ist. Dabei kann es sich um eine unternehmensinterne Gruppe oder Behörde handeln oder um die breite Öffentlichkeit bei einem öffentlichen Bauprojekt. Der Projektmanager kommuniziert in der Regel während des gesamten Projekts mit den Beteiligten und holt aktiv ihr Feedback zu den Ergebnissen und dem Fortschritt des Projekts ein, während er gleichzeitig ihre Erwartungen steuert.
• Der Kunde: Ein Kunde ist in der Regel nicht Teil des Unternehmens, das das Projekt durchführt, sondern derjenige, der für das Endergebnis bezahlt. Der Auftraggeber bestimmt den Wert eines Projekts. Unabhängig davon, ob es sich bei dem Kunden um eine Einzelperson, ein Team oder eine dritte Partei handelt, sollte dies nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Sie sollten ein Projekt nur dann in Angriff nehmen, wenn alle Ziele mit den Erwartungen und Wünschen des Kunden übereinstimmen.

Was ist ein Projektleiter?

Wie bereits erwähnt, leitet der Projektleiter jede Phase des Projekts. Er oder sie ist verantwortlich für die Überzeugung der Beteiligten, die Festlegung des Projektumfangs und schließlich für die Planung und Durchführung des Projekts.

Ein Projektleiter legt die Aufgaben fest, die zur Erreichung der Projektziele durchgeführt werden müssen. Diese Person bildet ein Team, stellt die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung und legt die Reihenfolge der Aufgaben nach einem genauen Zeitplan fest.

Er ist auch für die Erstellung des Projektbudgets, das Risikomanagement und die Überwachung des Projektfortschritts verantwortlich. Er/sie muss dafür sorgen, dass die Mitarbeiter reibungslos und pünktlich arbeiten.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Projektleiter zwar das Team leitet und als Führungskraft im Projekt agiert, aber nicht der Chef ist. Der Projektmanager trägt die Idee eines Projekts zum Sponsor oder zu einem Interessenvertreter und berichtet ihnen regelmäßig über den Projektfortschritt.

Im Allgemeinen sind Projektmanager gut organisiert, ergebnisorientiert und leidenschaftlich. Sie sind belastbar, zeigen Führungsqualitäten und wissen, wie sie andere motivieren können. Neben den zwischenmenschlichen Fähigkeiten ist auch die Kommunikation eine wesentliche Voraussetzung. Dies führt uns direkt zu unserem nächsten Punkt:

Welche Eigenschaften haben gute Projektmanager gemeinsam? Warum scheitern manche Projekte?

Inzwischen sollte klar sein, dass Projektmanagement oft eine Herausforderung ist, vor allem, wenn Sie mehrere Projekte parallel verwalten. Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt schief gehen kann:

1. Schlechte Kommunikation
   Schlechte Kommunikation ist der Hauptgrund dafür, dass ein Projekt nicht das gewünschte Ergebnis erzielt oder einfach scheitert. Dafür kann es mehrere Ursachen geben:

• Sprachbarrieren
• Gegensätzliche Charaktereigenschaften
• Faktoren im Zusammenhang mit dem Arbeitsumfeld
• Fehlerhafte Kanäle

Schlechte Kommunikation hat auch viele Folgen:

• Unterschiedliche Erwartungen (und damit Enttäuschungen)
• geprellte Egos
• Stress
• Fehlen einer Gesamtvision
• Anfragen in letzter Minute
• Schlampige Arbeit

2. Schlechte Planung (Planung zum Scheitern)
   Die Planung wird manchmal als sekundäre Tätigkeit angesehen, als etwas, das getan werden muss, aber keinen zusätzlichen Nutzen hat. Wenn Sie jedoch den Umfang, die Verantwortlichkeiten und den Zeitplan Ihres Projekts nicht genau festlegen, werden Sie später ernsthafte Probleme bekommen. Ohne einen guten Aktionsplan riskieren Sie

• Mangelnde Unterstützung durch das Unternehmen
• Mangel an Ressourcen und Zeit
• Nichteinhaltung von Fristen
• Unzufriedene Teammitglieder oder Kunden

3. Fehlende Informationen
   Wie viel Budget haben Sie noch zur Verfügung? Wer ist für was verantwortlich? Sind Sie noch im Zeitplan, um Ihre Fristen einzuhalten?

Wir alle fürchten das unangenehme Schweigen bei Projektfortschrittsbesprechungen oder – noch schlimmer – das Gespräch mit dem falschen Kunden über das falsche Projekt. Zumindest ist es nicht vertrauenserweckend, die Einzelheiten nicht zu kennen. Schlimmstenfalls fällt das ganze Projekt auseinander.

4. Verwendung der falschen Werkzeuge
   Projektmanager verwenden häufig mehrere Tools, um Aufgaben, Teammitglieder, Ergebnisse und Fortschritte zu verfolgen. In vielen Fällen ist es jedoch so, dass :

• Ihre Software ist nicht flexibel genug, um Sie bei der Verwaltung Ihres Projekts zu unterstützen
• Seine Komplexität verlangsamt Sie
• Das Ergebnis mag wie ein Wirrwarr erscheinen.

5. Mangelnde Überwachung und Kontrolle
   Angenommen, Sie haben mit der Arbeit an einem Projekt begonnen und einen soliden Zeitplan erstellt, aber Sie aktualisieren Ihren Zeitplan nie. Es wird nicht lange dauern, bis Sie den Überblick verlieren, denn:

• Die Fristen haben sich geändert
• Die Aktivitäten wurden umgestellt
• Die Ressourcen wurden neu zugewiesen

Um alles auf Kurs zu halten, müssen Sie regelmäßig überprüfen und die notwendigen Änderungen vornehmen. Daher sollten Sie auch regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team abhalten, um zu sehen, wie Sie vermeiden können, dass das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.

6. Mangelndes Risikomanagement
   Da jedes Projekt einzigartig ist, sollte die Unvorhersehbarkeit immer als ein inhärenter Faktor betrachtet werden. Diesen Faktor zu qualifizieren und zu quantifizieren, proaktiv zu antizipieren, was schief gehen könnte und wie man in einem solchen Fall reagieren würde, nennt man „Risikomanagement“. Und ja, auch das gehört zu den Aufgaben eines Projektmanagers.

7. Änderungen des Umfangs (oder Abweichen von den Zielen)
   Klassisches Szenario: Ein Projektbeteiligter fordert eine „kleine Änderung“ oder einen „geringfügigen Zusatz“ zum Umfang. Und zwar so klein, dass Sie nicht glauben, dass das Budget oder der Zeitrahmen beeinträchtigt werden. Richtig? Falsch!

Jedes Projekt ist ein empfindliches Gleichgewicht zwischen den Elementen der „dreifachen Einschränkung“: Zweck, Zeit und Kosten. Seien Sie sich bewusst, dass eine Änderung eines dieser Faktoren automatisch Auswirkungen auf einen oder beide der anderen beiden Faktoren hat: Wenn sich das Ziel ändert, verzögern sich die Fristen oder die Kosten Ihres Projekts steigen.

7 Schritte zur Erstellung des perfekten Projektplans

Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Schritte, an die Sie denken sollten, wenn Sie Ihr nächstes Projekt in Angriff nehmen:

Dokumentieren Sie den Umfang Ihres Projekts

Hier beginnt der Spaß. In einem ersten Schritt müssen Sie sich mit allen Beteiligten treffen, um die Bedürfnisse, Erwartungen und Bewertungskriterien des Projekts zu besprechen. Dazu gehören:

• Der Umfang
• Budget
• Zeitrahmen

Dokumentieren Sie diese Informationen in Ihrem Projektplan, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und das Risiko einer kostspieligen Fehlkommunikation verringert wird.

TIPP: Machen Sie kleine Versprechungen, aber liefern Sie große. Schauen Sie über den erklärten Bedarf der Beteiligten hinaus und versuchen Sie, den zugrundeliegenden Nutzen zu ermitteln, den sie suchen. Ihr Projekt muss dies erreichen.

Gliedern Sie Ihr Projekt in Phasen, Meilensteine und Aufgaben

Als nächstes müssen Sie den Zeitplan für Ihr Projekt festlegen. Was sind die ersten wichtigen Aufgaben, die Sie in Angriff nehmen werden, und was steht ganz zuletzt auf Ihrer Liste? Mehrere kleine, miteinander verbundene Aufgaben können zu größeren Meilensteinen zusammengefasst werden. Die Aufteilung eines Projekts in kleine, leicht zu bewältigende Abschnitte verhindert, dass sich Ihr Team überfordert fühlt, und ermöglicht eine reibungslose Durchführung.

Eine Schätzung der benötigten Ressourcen vornehmen

Wie viele Personen benötigen Sie für Ihr Projekt und welche Ressourcen werden benötigt? Erstellen Sie die Liste so realistisch wie möglich: Sie sollten weder übertreiben noch Ihren Bedarf unterschätzen. Beides gefährdet den Zeitplan und das Budget Ihres Projekts.

Stellen Sie Ihre Ressourcen zusammen

Sobald Sie die benötigten Ressourcen ermittelt haben, ist es an der Zeit, die richtigen Mitarbeiter einzustellen. Vergewissern Sie sich, dass jeder die richtigen Werkzeuge für die Arbeit hat. Nun müssen Sie damit beginnen, die verschiedenen Teile des Projekts zu gruppieren und zu organisieren.

Verbinden Sie die Aufgaben miteinander

Bevor Sie mit der Planung Ihres Projekts beginnen, müssen Sie zunächst feststellen, welche Aufgaben voneinander abhängen. Mit anderen Worten: Welche Aufgaben müssen erledigt werden, bevor Sie die nächste Aufgabe in Angriff nehmen können? Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten:

• Abschluss-Start: Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B begonnen werden kann.
  • Beispiel: Bevor Sie mit dem Bau einer Straße (Aufgabe B) beginnen können, müssen Sie zunächst Land kaufen (Aufgabe A).
• Start-Start: Aufgabe A muss gestartet werden, um Aufgabe B starten zu können.
  • Beispiel: Bevor Sie mit dem Asphaltieren beginnen (Aufgabe B), müssen Sie mit dem Aushub der Straße beginnen (Aufgabe A).
• Beenden-beenden: Aufgabe A muss beendet sein, um Aufgabe B beenden zu können.
  • Beispiel: Bevor Sie mit dem Auftragen der Straßenmarkierungsfarbe (Aufgabe B) beginnen, müssen Sie zunächst den Asphalt verlegen (Aufgabe A).
• Start/Ende: Aufgabe A muss gestartet werden, um Aufgabe B zu beenden.
  • Beispiel: Bevor Sie mit dem Auftragen der Straßenmarkierungsfarbe (Aufgabe B) beginnen, müssen Sie die Straße ausheben (Aufgabe A).

Einen Zeitplan aufstellen

Sammeln Sie alle in den Schritten 2 und 5 gesammelten Informationen und beginnen Sie, die Aktivitäten auf einer Zeitachse zu gruppieren. Nehmen Sie alle Aufgaben und Meilensteine für jede Phase des Projekts und ordnen Sie sie in einem klaren Zeitplan. Setzen Sie strenge Fristen für wichtige Meilensteine und Leistungen.

TIPP: Wenn alles wichtig ist, dann ist nichts wichtig. Der Schlüssel zum Erfolg in dieser Phase Ihres Projekts liegt in der Festlegung von Prioritäten. Wenn Sie Probleme haben, verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um die Aktivitäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen.

Absolut alles aufzeichnen

Es kann nicht oft genug betont werden, wie wichtig es ist, jedes Detail zu dokumentieren. Jedes Mitglied des Projektteams sollte jederzeit in der Lage sein, den Status jeder Aufgabe, jedes Meilensteins oder jeder zu erbringenden Leistung, für die er oder sie verantwortlich ist, zu überprüfen. Und vergessen Sie nicht, die geleisteten Arbeitsstunden aufzuschreiben. Auf diese Weise können Sie Fristen und Budgets besser abschätzen, wenn Sie in Zukunft ähnliche Projekte durchführen müssen.

Erstellen Sie Ihren eigenen Projektplan

Unterschätzen Sie die Projektplanung nicht, aber scheuen Sie sich auch nicht davor: Stellen Sie einfach die verschiedenen Elemente zusammen und setzen Sie sie in einen realistischen Zeitrahmen. Ganz gleich, ob Sie Projektmanager aus Leidenschaft oder zufällig ein Neuling sind: Der oben beschriebene Rahmen funktioniert für jeden Projektmanager und jede Branche.

Methodologien für das Projektmanagement

Im Laufe der Jahre haben sich verschiedene Methoden bewährt, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Hier sind die häufigsten, in der Reihenfolge ihres Auftretens:

Wasserfall

Die Wasserfallmethodik ist sequentiell. Das bedeutet, dass jede Phase oder Aufgabe in einem Projekt einfach auf die vorhergehende folgt. Zunächst ermitteln Sie die Projektanforderungen, dann entwerfen und entwickeln Sie die Lösung, testen und implementieren sie und gehen dann in die Wartungsphase über. Es gibt keine Überschneidungen.

Geeignet für: Projekte mit klaren Anforderungen oder wenig zu erwartenden Veränderungen (Goal Drift)

Vermeiden Sie es, wenn Sie nicht genau wissen, wohin das Projekt Sie führen wird, und wenn die Anforderungen nicht von Anfang an klar sind.

Agil

Die agile Methodik ermöglicht es Ihnen, flexibel zu bleiben und sich an veränderte Bedürfnisse anzupassen. Sie müssen iterativ in kurzen Perioden intensiver Aktivität, den so genannten „Sprints“, arbeiten. Die Arbeitszeit ist begrenzt, und das Team muss in diesem festgelegten Zeitraum so viel wie möglich erledigen, bevor es zum nächsten Teil des Projekts übergehen kann.

Geeignet für: Projekte, bei denen Sie schnell erste Ergebnisse erzielen und iterativ vorgehen wollen

Vermeiden Sie es, wenn Sie in einem traditionellen Kontext arbeiten oder an große Projekte gewöhnt sind (da es bei einem agilen Ansatz schwieriger sein wird, die benötigte Zeit abzuschätzen)

Scrum

Die Scrum-Methode basiert auf dem agilen Ansatz, jedoch mit maximaler Vereinfachung des Projektmanagements. Die Aufgaben können sich überschneiden, und während des gesamten Prozesses müssen Änderungen vorgenommen werden. Die Scrum-Methode ist im Wesentlichen eine Abfolge von Sprints. Vor jedem Sprint prüfen Sie, ob es neue Anforderungen gibt, die von den Stakeholdern geäußert wurden.

Geeignet für: iterative Verbesserungsprojekte, z. B. in der Produktentwicklung

Vermeiden Sie es, wenn: die Anforderungen nicht geändert werden können oder Ihr Unternehmen sich nicht anpassen und diese Methodik vollständig einhalten will

Software für Projektmanagement

Glücklicherweise haben wir die Welt der Ad-hoc-Planung oder der sehr detaillierten, handgefertigten Projektpläne längst hinter uns gelassen. Mit dem Aufkommen des Internets wurden verschiedene nützliche Ressourcen entwickelt, und wir verfügen jetzt über eine breite Palette von Projektsoftware, die uns bei unserer Arbeit unterstützt.

Aber warum sind diese Werkzeuge so nützlich? Welche Vorteile bieten sie im Vergleich zu herkömmlichen Projektmanagementmethoden?

Die Vorteile von Projektmanagement-Software

Die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Projektmanagementsoftware sind

• Ein standardisierter Ansatz für die Projektverwaltung
• Besser informierte Entscheidungen
• Optimale Zuweisung von Ressourcen
• Verbesserte Aufgabenverwaltung und Sichtbarkeit
• Optimiertes Risikomanagement, Prognosen und Budgetierung
• Zeit und Geld sparen
• Effiziente Teamarbeit
• Verbesserte Kundenzufriedenheit

Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Informationen zu zentralisieren, geplante Aufgaben zu verfolgen, die Arbeitsbelastung besser einzuschätzen und sich anzupassen, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren. Aber welche der angebotenen Funktionen sind wirklich notwendig?

8 Wesentliche Merkmale von Projektmanagement-Software

Planung

Die Planungsfunktion ist das Herzstück Ihrer Projektmanagementsoftware. Ihre Software sollte es Ihnen ermöglichen, geplante Aufgaben und Fristen im Auge zu behalten. Ein gemeinsamer Terminkalender für das Team kann ebenfalls von großem Nutzen sein, ebenso wie automatische Benachrichtigungen bei nahenden Terminen.

Mit ausgefeilteren Tools können Sie Aufgaben und Zuständigkeiten bestimmten Teammitgliedern zuweisen und dabei die Verteilung der Arbeitslast und die Zeitplanung berücksichtigen.

Verwaltung der Aufgaben

Die Aufgabenverwaltung ist eine grundlegende Funktion der meisten Projektmanagement-Tools. Mit einem guten Aufgabenmanager können Sie Projekte in Meilensteine und Aufgaben unterteilen und diese dann mit Terminen und Budgets verknüpfen. Fortschrittlichere Tools liefern sogar den „kritischen Pfad“: die Reihenfolge, in der die Aufgaben erledigt werden müssen, damit das Projekt vorankommt.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Rechtzeitige Kommunikation ist der Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Projekts. Gut durchdachte Projektmanagement-Tools dienen als zentrale Drehscheibe für Stammdaten und alle projektbezogenen Informationen.

Einige erleichtern auch die Weitergabe von Informationen an Kunden. Auf diese Weise können Sie Ihrem Kunden auf einfache Weise Transparenz über den Projektfortschritt verschaffen, ohne Zeit für regelmäßige Besprechungen zu verschwenden.

Analyseberichte

Analyseberichte und Statistiken sind ein hervorragendes Mittel, um ein gutes Verständnis für vergangene oder laufende Projekte zu erlangen. Warum haben Sie das Budget überschritten? Warum haben Sie die Frist nicht eingehalten? Diese Informationen helfen Ihnen, Lektionen zu lernen und Ihre Arbeitsmethoden zu verbessern.

Budget- und Ressourcenmanagement

Die besten Tools bieten spezifische Funktionen für die Ressourcenverwaltung. Mit einem Überblick über die Buchungen von Besprechungsräumen, die geplanten und genutzten Ressourcen und die Kosten hilft Ihnen diese Art von Software, Ihr Budget einzuhalten, Doppelbuchungen und Ressourcenengpässe zu vermeiden.

Zeiterfassungsbögen

Die Zeiterfassungsfunktionen zeigen Ihnen, welche Aufgaben während des Projekts am längsten gedauert haben, was Ihre zukünftigen Kosten- und Zeitschätzungen verbessern wird. Viele Tools bieten eine einfache Zeiterfassung. Die Möglichkeit, verschiedene Stundensätze festzulegen oder automatisch fakturierbare Stunden zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen, kann Ihnen jedoch viele Arbeitsstunden ersparen.

Mobiler Zugang

Die mobile Anwendung, bei der es sich häufig um eine abgespeckte Version des Online-Projektmanagement-Tools handelt, bietet Teammitgliedern, die unterwegs oder im Außendienst arbeiten, Fernzugriff. So können Sie Aufgaben oder Meilensteine in kürzester Zeit aktualisieren, Rechnungen auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden nachverfolgen und erstellen und sicherstellen, dass Ihr Team immer über die neuesten Informationen verfügt, egal, wo Sie gerade sind.

Integrationen

Neben der Projektmanagement-Software verwenden Sie und Ihr Team auch andere Hilfsmittel wie E-Mail und persönliche Terminkalender sowie CRM-Anwendungen. Die Möglichkeit, sie mit Ihrer Projektmanagementsoftware zu verbinden, sorgt für mehr Transparenz, leicht zugängliche Informationen und weniger Datensilos.