Ihr Unternehmen nimmt jedes Jahr eine Vielzahl von Projekten in Angriff. Ob es sich um eine Änderung in der Bestandsverwaltung, die Einführung eines Warenwirtschaftssystems oder eine Produkteinführung handelt, sie befindet sich ständig im Projektmanagement-Modus.
Für Unternehmer ist es jedoch nach wie vor schwierig, den Aufwand und die Zeit abzuschätzen, die für die Durchführung ihrer Projekte erforderlich sind.
Das Scheitern von Projekten ist selten auf die Technik zurückzuführen. Laut einer von PwC durchgeführten Umfrage sind Terminüberschreitungen, Änderungen des Projektumfangs und fehlende Ressourcen die Faktoren, die für das Scheitern der Hälfte aller Unternehmensprojekte verantwortlich sind.
Die Folgen? Verlorene Zeit und Geld. Das Unternehmen erhält nicht die erhofften Vorteile, und die Mitarbeiter sind demotiviert.
Anhand dieser Schritte können Sie die wichtigsten 5 Projektmanagement Phasen erkennen und lernen, wie Sie die Fallstricke vermeiden können:
- Gestaltung
Jedes Projekt sollte mit der Festlegung der Ziele beginnen. Denken Sie an die Einschränkungen, die den erfolgreichen Abschluss des Projekts gefährden könnten, einschließlich Markt, Technologie, Personal, Budget und Zeitdruck. - Planung
Sobald Sie wissen, dass das Projekt durchführbar und für das Unternehmen nützlich ist, können Sie mit der Planung aller Aktivitäten und der Festlegung des Zeitplans fortfahren. In dieser Phase sollten die Aktivitäten detailliert und in chronologischer Reihenfolge beschrieben werden. Wer wird was tun? Verfügen Sie über alle erforderlichen Kompetenzen im Haus? - Ausführen
Als nächstes müssen Sie den Plan ausführen. Dieser Schritt erfordert Strenge und Disziplin, um den Zeitplan einzuhalten und die Ergebnisse zu liefern. Wöchentliche oder vierteljährliche Treffen, je nach Komplexität des Projekts, helfen Ihnen, den Fortschritt zu überprüfen und Verzögerungen zu vermeiden. - Schließen
Es wird oft gesagt, dass die letzten zehn Prozent des Projekts der Zeitpunkt sind, an dem der Schwung verloren geht. Die Menschen glauben, dass sie schon alles erledigt haben, und vergessen die letzten Details, die viel Zeit in Anspruch nehmen. - Überprüfung
Setzen Sie sich mit dem Projektteam zusammen, um die guten und schlechten Schritte zu bewerten, damit Sie die negativen in Zukunft vermeiden können.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Überwindung der häufigsten Hindernisse im Projektmanagement.
- Durchführung detaillierter Durchführbarkeitsstudien zur Bewertung aller Kosten. Anstatt nach unten zu schätzen, ist es immer besser, nach oben zu schätzen, damit Sie wissen, ob das Projekt im schlimmsten Fall noch rentabel ist.
- Unterteilen Sie große Projekte in kleinere Schritte. So können Sie sich besser in der Komplexität zurechtfinden und vermeiden, dass Sie zurückgehen, weil Sie eine vorherige Aktivität vergessen haben. Es ist auch ein großer Motivator für die Mitarbeiter, die den Fortschritt sehen, der gemacht wird.
- Legen Sie bereits in der Planungsphase Notfallpläne fest. Dazu gehören auch Warnhinweise, auf die man achten sollte, und Maßnahmen, die in verschiedenen Situationen zu ergreifen sind. Diese Strategie hilft Ihnen, Risikofaktoren einzuschätzen und das Unerwartete besser zu bewältigen.
- Behalten Sie immer den „kritischen Pfad“ im Auge – die Aktivitäten, die für den Erfolg eines Projekts wesentlich sind – und folgen Sie ihm sorgfältig.
- Allein zu führen ist nicht ratsam. Erkennen Sie Teamarbeit und suchen Sie Hilfe bei komplexen Projekten, die Ihre Managementfähigkeiten übersteigen.
- Entlastung der an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter von einem Teil ihrer regulären Aufgaben. Üben Sie Druck auf den Prozess aus, nicht auf die Menschen.
- Jedes Projekt ist eine Veränderung. Ständige Unterrichtung der Mitarbeiter über die Fortschritte, den erwarteten Nutzen und mögliche Schwierigkeiten.
- Treten Sie einen Schritt zurück. Je mehr Zeit Sie für die Entwicklung und Planung des Projekts aufwenden, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.