Mit der beschleunigten Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologien, den wachsenden und immer anspruchsvolleren Bedürfnissen der Nutzer und einem sich ständig ändernden wirtschaftlichen Umfeld werden IT-Projekte immer komplexer. Dies macht das IT-Projektmanagement zu einer heiklen Angelegenheit für jedes Unternehmen; die Beherrschung und der Erfolg sind von entscheidender Bedeutung, unabhängig von der Größe oder Art des Projekts.
Damit Sie bei Ihrem IT-Projektmanagement die besten Erfolgschancen haben, gelten einige grundlegende Prinzipien. In der Praxis führt Sie eine Methode durch die verschiedenen Phasen des Projektmanagements, von der Festlegung der Ziele bis zur Erreichung der Ergebnisse, einschließlich der Ressourcenzuweisung und des Terminmanagements.
Was sind die besten Praktiken, die umgesetzt werden sollten? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein IT-Projekt in wenigen Schritten managen können und welche Software Ihnen die Arbeit erleichtert!
Was ist ein „IT-Projekt“?
Ein Projekt im herkömmlichen Sinne ist eine Reihe von koordinierten Aktivitäten und Maßnahmen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, mit einem Anfang und einem Ende, Ressourcen mobilisieren, um einen klar definierten Bedarf zu decken. Jedes Projekt ist einzigartig und einmalig.
Die Akteure in einem IT-Projekt
An der Durchführung eines jeden IT-Projekts sind verschiedene Akteure beteiligt:
- Der Projektträger (MOA): Dies ist der „Auftraggeber“ des Projekts, d. h. die Person, die konkrete Ergebnisse erwartet. Es obliegt diesem Akteur, die Ziele, das Budget und die Fristen festzulegen;
- Der Projektverantwortliche (MOE): Er ist der „Lieferant“ des Projekts, d. h. die Person, die die Arbeit selbst ausführt. Dieser Akteur ist dafür verantwortlich, Lösungen zu entwerfen und vorzuschlagen, Tests vor der Lieferung durchzuführen und die festgelegten Kosten und Fristen einzuhalten;
- Der Projektmanager: Er ist der „Pilot“ des Projekts, der die Verantwortung für das Projekt übernimmt; seine Rolle wird weiter unten beschrieben.
Prioritäten für ein IT-Projekt
Um ein IT- oder Informationssystemprojekt zu managen, stützt sich der Projektmanager auf qualitative und quantitative Daten, um die Erwartungen auf verschiedenen Ebenen zu erfüllen:
- Kosten: Bei jeder Maßnahme muss das zu Beginn des Projekts festgelegte Budget eingehalten werden. Bei der Kostenkontrolle geht es darum, die Risiken einer Abweichung zu antizipieren und Korrekturmaßnahmen einzuleiten, um eine Überschreitung des zugewiesenen Budgets zu vermeiden;
- Fristen: Die Projektleitung muss die dem Kunden angekündigten Fristen einhalten, indem sie Zwischenziele einhält. Die Einhaltung von Fristen setzt voraus, dass mögliche Abweichungen vom ursprünglichen Zeitplan erkannt und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden;
- Qualität: Die Durchführung des Projekts umfasst auch Validierungsphasen mit den verschiedenen beteiligten Parteien. Die Qualitätssicherung erfolgt durch die Überprüfung der Einhaltung der vereinbarten Anforderungen:
- die der Analyse → die Einhaltung der Spezifikationen des Antrags,
- die des Entwurfs → die Übereinstimmung mit den Bedürfnissen des Kunden,
- die des Endprodukts → die Einhaltung der im Vorfeld festgelegten Spezifikationen.
Die besonderen Merkmale eines IT-Projekts
Ein IT-Projekt kann sich zum Beispiel auf die Entwicklung einer neuen Software oder die Implementierung einer Informationssystemlösung beziehen, wie zum Beispiel eine technische Verbesserung im Hinblick auf die Entwicklung der Prozesse einer Organisation.
Das kann die Installation eines neuen ERP- (Enterprise Resource Planning) oder CRM- (Customer Relationship Management) Softwarepakets sein.
In jedem Fall handelt es sich um ein komplexes IT-Projekt, bei dessen Verwaltung die Besonderheiten des Projekts berücksichtigt werden müssen. Es handelt sich also nicht um einen klassischen Ansatz, der sowohl Strenge als auch Flexibilität und ein gewisses Maß an Kreativität voraussetzt. Schauen wir uns die wichtigsten Etappen an.
Was sind die Phasen des IT-Projektmanagements?
Phase 1: Funktionsanalyse und Definition der Ziele
In dieser Phase, die dem Projektstart vorausgeht, legen die Beteiligten gemeinsam fest:
- die Ziele und den Umfang des Projekts
- die erwarteten Ergebnisse,
- die gewünschten Fristen,
- das zugewiesene Budget,
- den Grad der Flexibilität, der gewährt werden kann.
Ein Projekt kann nicht in Angriff genommen werden, ohne dass seine Einbindung in einen größeren Rahmen, z. B. in die Gesamtstrategie der Organisation, berücksichtigt wird. Unter diesem Gesichtspunkt kann eine Opportunitätsstudie durchgeführt werden, um den Einsatz für das Projekt zu spezifizieren. Dabei geht es darum, die Gründe für die einzuführende technische Lösung und die möglichen künftigen Vorteile aufzuzeigen.
Darüber hinaus kann eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden, um die Zwänge zu ermitteln, die die Umsetzung dieser Lösung beeinträchtigen könnten.
Anschließend werden die vom Antragsteller geäußerten Bedürfnisse nach einer detaillierten Analyse schriftlich festgehalten. Die Ausarbeitung von Projektunterlagen (Lastenheften) ist unerlässlich, um alle Projektspezifikationen schriftlich festzuhalten, um Enttäuschungen mit dem Antragsteller zu vermeiden.
Stufe 2: Detaillierter Entwurf
Nachdem das Lastenheft für die allgemeine Struktur des Projekts erstellt wurde, erfolgt die detaillierte Planung des Projekts in mehreren Teilschritten:
- Aufschlüsselung und Kalkulation: Um die Gesamtkosten des Projekts abzuschätzen, wird eine Liste der Aufgaben erstellt, der die entsprechenden Erfordernisse und Kosten zugeordnet werden, wobei auf Vollständigkeit geachtet wird (d. h. einschließlich der Teilaufgaben und der Aufgaben, die mit der Durchführung einer anderen Aufgabe verbunden sind), um eine möglichst genaue Schätzung des Projekts zu erhalten. Dieser Kostenvoranschlag wird dem Kunden vorgelegt, der grünes Licht gibt, bevor das Projekt in Angriff genommen wird.
- Planung: Mit einer Gliederung, die im Allgemeinen dem Projektentwicklungszyklus folgt, zielt die Planung darauf ab, die Aufgaben zu ordnen und ihre logische Reihenfolge anzugeben, wobei die verfügbaren Ressourcen und ihre maximale Arbeitsbelastung berücksichtigt werden. Wenn Sie Ihr Projekt sorgfältig planen, können Sie sicherstellen, dass Sie die Fristen einhalten, den Kostenrahmen einhalten und die erforderliche Qualität der Ergebnisse liefern.
- Aufbau des Projektteams: Die Projektressourcen (Personal, Material, Technik und Finanzen) werden ermittelt und den Aufgaben zugewiesen (Vernetzung). Bei der Bildung des Projektteams ist die Auswahl der einzelnen Mitglieder wichtig; für die Umsetzung eines technologischen Produkts müssen sie über spezialisierte, aber auch ergänzende Fähigkeiten verfügen.
Phase 3: Projektentwicklung
Die Umsetzung ist das eigentliche Herzstück des Projekts, das nach der sorgfältigen Planung gemäß dem Lastenheft erfolgt.
Die Kodierungsphase, auch Programmierung genannt, besteht zunächst darin, die in der Entwurfsphase definierten Funktionalitäten und sonstigen technischen Anforderungen in eine Programmiersprache zu übertragen.
Schritt 4: Prüfung und Integration
Anschließend gewährleisten die Unit-Tests eine hohe Qualität der Programmierung, indem sie prüfen, ob jedes Modul oder jede Teilmenge der IT-Lösung den Spezifikationen entspricht. Es können mehrere Arten von Tests durchgeführt werden:
- MOA-Tests: Das Produkt entspricht den Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers;
- Benutzertests: das Produkt liefert das erwartete Ergebnis für die Benutzer
- Nicht-Regressionstests: Die Installation der einzeln evaluierten Funktionalität verhindert nicht, dass ein anderer Teil der Lösung korrekt funktioniert.
Schließlich ermöglicht die Integration die Überprüfung der Schnittstellen zwischen allen Modulen des Projekts. Dazu werden weitere technische Tests durchgeführt (Integrationstests), deren Ergebnisse in einem Dokument festgehalten werden.
Alle diese Phasen werden vom Projektleiter überwacht und streng kontrolliert.
Stufe 5: Akzeptanz
Die durchgeführten Tests werden es ermöglichen, eine Lösung zu entwickeln, die den zu Beginn des Projekts geäußerten Bedürfnissen entspricht. Die Abnahme oder Akzeptanz ist der Prozess der Validierung der Konformität der Arbeitsergebnisse mit den ursprünglichen Spezifikationen durch den Nutzer.
Am Ende des Abnahmeprozesses wird eine Projektdokumentation erstellt, in der die für die Nutzung der IT-Lösung und für die weitere Entwicklung erforderlichen Informationen gesammelt werden.
Stufe 6: Inbetriebnahme
Sobald das Projekt qualifiziert ist, kann die IT-Lösung eingesetzt werden: Das ist die Lieferung des Endprodukts und seine Inbetriebnahme.
Es ist wichtig, die Benutzer in den neuen Funktionen der Lösung zu schulen.
Stufe 7: Wartung
Sobald das IT-Produkt in Produktion ist, ist die Umsetzung des Projekts nicht abgeschlossen: Eine Organisation verändert sich, und die Lösung muss die sich weiterentwickelnden Prozesse begleiten. Sobald das Produkt in Betrieb ist, müssen Anpassungen vorgenommen werden, die sowohl korrigierende als auch evolutionäre Maßnahmen umfassen:
- Behebung von technischen Störungen und Fehlern
- Verbesserungen, z. B. im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit (UX), vorzunehmen.
Die Produktion bedeutet also nicht das Ende des Projekts, sondern erfordert eine begleitende Überwachung und Wartung der Installation und Verbesserung der Lösung, um ihre Effizienz und Benutzerfreundlichkeit für die Nutzer zu gewährleisten.
Tipps und Tools für ein erfolgreiches IT-Projektmanagement
Um die Verwaltung eines IT-Projekts zu erleichtern und seinen Erfolg zu gewährleisten, sollten wir uns ansehen, welche Maßnahmen ergriffen werden können, wobei zu berücksichtigen ist, dass jedes Projekt einzigartig ist; alle zu ergreifenden Maßnahmen müssen an die Besonderheiten Ihres Projekts angepasst werden.
Stellen Sie Ihr Projektteam sorgfältig zusammen
An einem Projekt sind in der Regel mehrere Akteure beteiligt, die unterschiedliche Aufgaben haben: Entscheidungsfindung, Überwachung, Bedarfsmeldung, Unterstützung und Durchführung des Projekts. Das Projektteam ist multidisziplinär: Es kann sich aus Designern von Informationssystemen, Koordinatoren, Webdesignern, Entwicklern, Analytikern usw. zusammensetzen. Jedem Mitglied sollte eine bestimmte Rolle im Projekt zugewiesen werden.
Jedem Mitglied müssen Aufgaben entsprechend seinem Fachwissen, aber auch entsprechend seiner Verfügbarkeit und Teamfähigkeit zugewiesen werden.
Schließlich ruhen viele Erwartungen auf den Schultern des Projektleiters. Der Projektleiter muss über zahlreiche Fähigkeiten verfügen, darunter Kommunikations-, Management-, Animations-, Produktions- und technische Fähigkeiten.
Sicherstellung einer guten Kommunikation zwischen den Beteiligten
Die Koordinierung der Teams, sowohl intern als auch mit externen Parteien, ist während des gesamten Projekts unerlässlich. Von der Anfangsphase an und während des gesamten Prozesses muss eine regelmäßige und partizipative Kommunikation stattfinden, um einen gemeinsamen Fokus aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Ziele erreicht oder übertroffen werden. Auf diese Weise wird auch eine gute Akzeptanz des Endprodukts gewährleistet.
Verschiedene Software zum IT-Projektmanagement verfügt beispielsweise über verschiedene kollaborative Funktionen, die eine erfolgreiche Kommunikation zwischen den Beteiligten unterstützen. Dazu gehören Funktionen wie die gemeinsame Nutzung von Notizen, Benachrichtigungen und Dokumenten.
Die Tools bietet auch ein soziales Netzwerk zwischen den Projektmitgliedern, um Diskussionen über Projektfragen zu eröffnen, Kommentare zu hinterlassen, Aktionen zu zentralisieren und das Projekt voranzubringen.
Gewährleisten Sie die Berichterstattung
Um zu beurteilen, ob die Durchführung des Projekts und die erwarteten Ergebnisse wirksam sind, ist es unerlässlich, eine Reihe von Daten auszuwerten und die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPI) im Auge zu behalten. Die Verfolgung des Zeitplans, die Überwachung der Tätigkeit, die Prognosen, die Berichte usw. sind allesamt Parameter, die bei der Weiterverfolgung des Projekts zu berücksichtigen sind, damit gegebenenfalls geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.
Um diese Indikatoren im Auge zu behalten, ist es ideal, eine Projektmanagement-Software mit solchen Funktionen einzusetzen. Diese Softwarelösungen umfassen ein spezielles Analyseportal, über das ausführliche Berichte und Dashboards abgerufen werden können, die einen vollständigen Überblick über den Arbeitsfortschritt und die Ressourcennutzung bieten.
Seien Sie kreativ und flexibel
Trotz aller Bemühungen, ein Projekt realistisch zu planen, kann es zu Abweichungen (vom ursprünglichen Zeitplan, Budget, Spezifikationen) kommen. Jedes IT-Projektmanagement ist mit Unwägbarkeiten verbunden und erfordert daher ein hohes Maß an Flexibilität.
Mögliche Änderungen des Programms können auch eine Öffnung für neue Ideen darstellen und somit Raum für Innovationen lassen.
Auch wenn der Entwurf noch so präzise ist, ist es schwierig, alle Aspekte des Projekts zu integrieren, bevor es überhaupt begonnen hat. Jede gewählte Methode oder Leitlinie dient als Rahmen, um Konsistenz zu gewährleisten, sollte aber nicht so starr sein, dass sie das Handeln lähmt und die Kreativität erstickt.
Durch den Einsatz eines Projektmanagement-Tools stellen Sie sicher, dass Sie sich von jeder möglichen Abweichung erholen können. Das Tool ermöglicht es Ihnen, die Zwänge des Projektmanagements mit seinen Kostenmanagementfunktionen, der Echtzeitüberwachung der Ressourcenverfügbarkeit, der Unterstützung bei der Neuzuweisung von Ressourcen usw. zu meistern. Darüber hinaus kann diese Lösung an die Verwaltung eines jeden Projekts angepasst werden, unabhängig von Ihren Prozessen, Ihrem Ansatz und den angewandten Methoden.
Auswahl der richtigen Methodik im IT-Projektmanagement
Es gibt viele Methoden des Projektmanagements, wie zum Beispiel
- Traditionelle Methoden: Wasserfall, kritischer Pfad, usw;
- Agile Methoden: Scrum, Kanban, Extreme Programming;
- Adaptive Methoden: Ereignisketten-Methodik, Extremes Projektmanagement.
Einige Methoden werden häufig im IT-Projektmanagement eingesetzt, wie z. B. die agile Scrum-Methode, die eine hohe Sichtbarkeit bietet und dem Team eine bessere Reaktionsfähigkeit ermöglicht. Sie ist den Entwicklern gut bekannt und lässt sich sehr gut auf den Entwicklungszyklus einer IT-Lösung anwenden.
Wenn Sie Ihre Projekte nach dem Scrum-Framework mit Einfachheit durchführen wollen, ist die iceScrum-Lösung die richtige. Sie bietet einen unterhaltsamen und strukturierten Rahmen, um die Einführung dieser Methodik zu erleichtern und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams zu fördern. Sie gewinnen an Effizienz bei der Verwaltung von User Stories und Features, der Planung von Sprints und der Priorisierung des Backlogs.
Die Sciforma-Software ist ein weiteres Werkzeug, das sich leicht an die verwendete Methodik anpassen lässt und Sie bei den Arbeitsabläufen und Besonderheiten Ihres Projekts begleitet. Das Tool ist kompatibel mit Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-Gate, PMBok, etc. Es eignet sich besonders für die folgenden Geschäftsbereiche: IT-Unternehmen, F&E-Umgebungen, Dienstleistungsunternehmen und öffentliche Verwaltungen.
Ausbildung im IT-Projektmanagement erwägen
Um den anspruchsvollsten Anforderungen gerecht zu werden und die komplexesten Elemente des Projektmanagements zu beherrschen, können Sie planen, die Schlüsselkompetenzen des IT-Projektmanagers in einer stärker formalisierten Form zu erwerben.
Spezialisierte Anbieter bieten zum Beispiel Schulungen für das Management Ihrer IT-Projekte an, von thematischen Modulen bis hin zu einem kompletten Zertifizierungszyklus mit verschiedenen Zertifizierungsstufen am Ende der Kurse. Die Investition ist erheblich, aber sie kann sich auszahlen.
Rüsten Sie sich mit den richtigen Werkzeugen aus
Und schließlich können Sie das IT-Projektmanagement optimieren, indem Sie Ihr Team mit den richtigen Tools ausstatten. Es lohnt sich, die oben vorgestellten Programme zu entdecken und zu testen, denn sie bieten eine Vielzahl von Funktionen.
Es empfiehlt sich, eine Software zu wählen, die vollständig anpassbar ist und sich perfekt in Ihre Arbeitsabläufe und Projektmethodik integrieren lässt. Die Projekt- und Portfoliomanagement-Software Project Monitor ist sehr anpassungsfähig und lässt sich dank der anpassbaren Parameter leicht in Ihr Informationssystem integrieren.
Darüber hinaus fördert Project Monitor die Gruppenarbeit durch Kooperations- und Kommunikationsfunktionen. Unabhängig von der gewählten Projektmethodik bietet dieses Tool eine Bibliothek von Projektvorlagen zur Harmonisierung der Praktiken, wenn mehrere Projekte gleichzeitig in Ihrer Organisation durchgeführt werden.
Das Gleichgewicht zwischen Risiken und Chancen!
Bei jeder Art von IT-Projektmanagement können Gefahren auftreten und externe Faktoren ins Spiel kommen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, die Risiken im Vorfeld zu messen, auch wenn es schwierig ist, alles vorherzusehen, was in einem restriktiven Umfeld umso mehr gilt.
Diese Risiken, die den Projektfortschritt gefährden könnten, können zu Chancen werden, insbesondere dank der Agilität: Agile Methoden fördern den Wandel und bieten gleichzeitig die Struktur, um darauf zu reagieren und sich an einen instabilen Kontext anzupassen.
Schließlich ergibt sich die Komplexität der Projekte aus den sich ständig ändernden Bedürfnissen der Nutzer. Unter diesem Gesichtspunkt ist ein erfolgreiches Projekt ein Projekt, das Innovation fördert und die Bedürfnisse der Nutzer in den Mittelpunkt stellt. Die in diesem Artikel vorgestellte Software wurde entwickelt, um Sie bei der personalisierten Verwaltung Ihrer Projekte zu unterstützen und gleichzeitig Ihre Arbeit durch Prozessautomatisierung zu optimieren.
Wie gehen Sie im Management Ihrer IT-Projekte vor? Und welche Tools für das IT-Projektmanagement bevorzugen Sie? Wir freuen uns auf Ihre Antworten in den Kommentaren.