Die Organisation eines digitalen Marketingprojekts kann sehr komplex sein, wenn man nicht über die richtigen Werkzeuge und Methoden verfügt. Ganz gleich, ob es um die Neugestaltung einer Website, die Erstellung von Webinaren auf Online Kurs Plattformen, den Versand von E-Mail-Kampagnen oder die Umsetzung von Social-Media-Strategie geht, Sie benötigen eine leistungsfähige Methode, um Ihre Ziele zu erreichen.
Projektmanagement für digitale Marketingprojekte
Sie müssen alle Schritte, Aufgaben und deren Prioritäten auflisten. Dies kann direkt in einem Gantt-Diagramm geschehen, aber für ein komplexes Projekt ist es am besten, vor dem Zeitplan eine To-do-Liste mit einem der Projektmanagement Werkzeuge wie Trello oder Monday.com zu erstellen.
Diese Liste ist eine einfache Tabelle mit zwei Spalten:
- Zu erledigende Aufgaben,
- Priorität (von A: sehr wichtig bis F: nicht wichtig).
Die Erstellung dieser Liste ist ein erster Schlüssel zur Effizienz bei der Durchführung des Projekts, daher werden alle Aufgaben aufgelistet und nach Prioritäten geordnet. Diese Vorbereitung führt zum nächsten Schritt: der Erstellung eines Gantt-Diagramms.
Tipp: Entwerfen oder exportieren Sie die Liste in einer Tabellenkalkulation, sodass Sie automatisch nach Prioritäten sortieren können.
Analyse, Planung und Kontrolle komplexer Projekte: das Gantt-Diagramm
Dieses einfach zu verwendende Werkzeug hilft:
- die zu erledigenden Aufgaben und Teilaufgaben noch detaillierter als in der „To-do-Liste“ festzulegen,
- die zu erledigenden Aufgaben zu planen,
- bei der Planung der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen,
- bei der Zuweisung von Aufgaben an die Projektakteure,
- den Projektfortschritt kontinuierlich zu überwachen, zu kontrollieren und die Fristen einzuhalten,
- beim Antizipieren und schnellen Finden von Korrekturmaßnahmen, wenn das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.
Planung und Verknüpfung von Aktivitäten mithilfe des Gantt-Diagramms
Das Schlüsselkonzept bei der Projektplanung besteht darin, die Interdependenz bestimmter Aktivitäten mit anderen abzuschätzen, zum Beispiel:
- Man kann die Wände eines Hauses nicht bauen, ohne das Fundament zu errichten.
- Sie können keine Hochzeit veranstalten, ohne vorher den Termin mit dem Standesamt abzustimmen.
- Die Anbringung eines Etiketts auf den eigenen Produkten bedarf der Genehmigung.
So hängt der Start bestimmter Aktivitäten von der Fertigstellung einer Aufgabe oder Phase ab. Manchmal müssen diese Projektmanagement Phasen mehr oder weniger abgeschlossen sein, bevor die nächste Aktivität beginnen kann. Diese Aktivitäten, Schritte oder Phasen sind also sequenziell, d. h. mit einer geordneten Abfolge von Vorgängen verbunden.
Andererseits sind einige Aufgaben nicht sequenziell und hängen nicht von der Erledigung eines Schritts oder der anderen Aufgaben ab. Sie können daher zu jedem Zeitpunkt oder an jedem Punkt eines erreichten Projektstadiums durchgeführt werden. Diese Aktivitäten werden als parallele Aufgaben bezeichnet.
Erstellen eines Gantt-Diagramms: Auflisten von Aufgaben
Mithilfe der „To-do-Liste“ werden alle Aktivitäten und Aufgaben im Gantt-Diagramm aufgelistet. Sie sind nach Prioritäten, Interdependenzen und dann nach Phasen geordnet.
Beginnen Sie also damit, die verschiedenen Etappen im Zeitplan in chronologischer Reihenfolge aufzulisten, und fügen Sie dann die Aufgaben hinzu.
Schätzen Sie für jede Aufgabe, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird, unabhängig davon, ob es sich um eine parallele oder sequenzielle Aufgabe handelt (in diesem Fall geben Sie die Phase an, von der sie abhängt).
Geben Sie für jede Aktivität an, wer die Aufgabe ausführen soll. Bei einer Hochzeit zum Beispiel wird der Druck der Einladungskarten von der Druckerei übernommen. Der Projektleiter muss den zeitlichen Rahmen der Aufgaben einhalten, aber auch diejenigen, die von anderen menschlichen, materiellen oder technischen Ressourcen erledigt werden.
Für jede Aktivität oder Phase sollte die Person oder Gruppe angegeben werden, deren Aufgabe es ist, sie zu validieren (Validierungs- oder Kontrollausschuss) und wann diese Kontrolle stattfinden soll.
Hinweis: Für die Erstellung des Gantt-Diagramms sollten Sie entweder eine Tabellenkalkulation oder eine spezielle Software verwenden. Dies erleichtert das Sortieren und Korrigieren während der Laufzeit des Projekts.
Bestimmung der Dauer einer Aktivität oder Aufgabe: Planung mit Gantt
Zunächst einmal ist es für eine bessere Übersichtlichkeit besser, die Art der einzelnen Aufgaben durch eine bestimmte Farbe zu kennzeichnen.
Geben Sie dann für jede Aktivität das Start- und Enddatum an, das durch einen langen horizontalen farbigen Balken dargestellt wird, der die geschätzte Fertigstellungszeit für diese Aufgabe anzeigt.
Nachdem Sie diesen ersten Eintrag vorgenommen haben, ordnen Sie das Gantt-Diagramm, falls erforderlich, unter Berücksichtigung von:
- der Reihenfolge der aufeinanderfolgenden Aktionen,
- sequenziellen Aktivitäten (sicherstellen, dass bestimmte Aktivitäten erst dann beginnen, wenn die Aktivitäten, von denen sie abhängen, abgeschlossen sind),
- parallelen Aktivitäten (vermeiden Sie es, sie in wichtigen oder überlasteten Zeiträumen zu planen).
Lassen Sie eine Marge an Zeit und Ressourcen für den Fall von Überschreitungen, Lieferausfällen oder anderem übrig.
Eine optimierte Gesamtvisualisierung des Projekts dank des Gantt-Diagramms
Sobald das Gantt-Diagramm erstellt ist, kann die für die Durchführung des Projekts benötigte Zeit geschätzt werden. Die wichtigsten Phasen, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind, sollten klar erkennbar sein.
Das Gantt-Diagramm ist also ein Werkzeug für die:
- Vorhersage, Terminierung und Planung
- Projektüberwachung, Einhaltung von Fristen
- Nachjustierung (im Falle von Überschreitungen), die während des gesamten Projekts leicht geändert und angepasst werden kann.
Gantt-Diagramme sind sehr nützliche Werkzeuge für die Projektplanung und Terminierung. Sie können verwendet werden, um die Dauer eines Projekts abzuschätzen, die erforderlichen Ressourcen zu bestimmen und die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben festzulegen. Sie sind auch ideal für die Verwaltung voneinander abhängiger Aufgaben.
Wenn das Projekt bereits läuft, können Sie mit dem Gantt-Diagramm den Projektfortschritt überwachen. Fortschritte und Verzögerungen können sofort erkannt werden. Das Gantt-Diagramm ist flexibel und ermöglicht eine Nachjustierung des Projekts, indem es Korrekturmaßnahmen zulässt.