Das Management von Projektrisiken ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements, unabhängig davon, wie gut es geplant ist. Um eine erfolgreiche Projektdurchführung zu gewährleisten, müssen alle Unsicherheitsgrade berücksichtigt und bewertet werden.
Der Zweck des Risikomanagements besteht darin, das Auftreten von Ereignissen, die sich auf den Projektverlauf auswirken können, zu antizipieren und eine angemessene Reaktion für den Fall ihres Eintretens zu planen. Die Fähigkeit, Abhilfemaßnahmen zu entwickeln, damit die Projektziele nicht gefährdet werden, ist ein Schlüssel zum Risikomanagement.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Ausmaß des Risikos in Ihrem Projekt ermitteln, wie Sie es mit Hilfe eines Tools genauer einschätzen können und wie Sie einen Notfallplan entwickeln, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass das Risiko den Projektstart beeinträchtigt.
Projektrisikomanagement: Definition
Im Projektmanagement besteht das Risikomanagement aus :
- Identifizierung,
- Bewertung,
- und der Umgang mit Identifizierung, Bewertung und Bewältigung von Risiken, die während des gesamten Projektlebenszyklus auftreten und sich negativ auf die Entwicklung des Projekts auswirken können.
Dazu ist es unerlässlich, eine kontinuierliche Überwachung sowohl die Ereignisse, die das Projekt beeinflussen können durchzuführen und die erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung oder Abschwächung ihrer Auswirkungen einzuleiten.
Wie man Projektrisiken bewältigt
1 – Identifizieren Sie die Risiken
Von Beginn des Projekts an ist es wichtig, die verschiedenen Risiken auflisten, denen das Projekt ausgesetzt ist, und sie zu charakterisieren, indem man den Kontext untersucht, in dem das Projekt entwickelt wird.
Wie definiert man die Risiken eines Projekts? Es können mehrere Methoden angewandt werden:
- Organisieren Sie eine Brainstorming-Sitzung im Team, um alle möglichen Szenarien zu prüfen und Lösungen zu finden.
- Erstellen Sie eine Durchführbarkeitsstudie, um Ihre Analysen auf verschiedenen Ebenen zu vertiefen, insbesondere im Hinblick auf die mit dem Projekt verbundene Umwelt.
- Holen Sie das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter ein oder studieren Sie Daten aus früheren Projekten in demselben Bereich, um die Liste der Risiken zu vervollständigen und sich einen Gesamtüberblick zu verschaffen.
2 – Analyse der Auswirkungen von Ereignissen
Wenn Sie Ihre Risikobewertung abgeschlossen haben, führen Sie als Nächstes eine qualitative und quantitative Analyse durch, um die Risiken (hohes, mittleres oder geringes Risiko) nach ihren Auswirkungen in Bezug auf Zeit, Umfang und Kosten einzustufen.
Die Einstufung der Risiken erfolgt unter Berücksichtigung von
- ihre Eintrittswahrscheinlichkeit
- der Grad der Bedeutung oder Priorität, die mit der Bewältigung des Risikos verbunden ist.
Um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens von Risiken abzuschätzen, können Sie eine Tabelle zum Risikomanagement des Projekts erstellen. Mit diesem Tool können Sie die Risiken nicht nur kategorisieren, sondern auch nach Prioritäten ordnen, indem Sie ihre potenziellen Auswirkungen auf das Projekt messen. In dieser Matrix werden Aspekte bewertet wie
- die Folgen, die jedes Risiko für das Projekt haben würde
- die Maßnahmen, die zu ergreifen sind, um die Auswirkungen zu verhindern oder abzumildern,
- die für die Durchführung der Maßnahme verantwortliche Person.
3 – Festlegung der Strategie zur Risikobewältigung
Das Risikomanagement besteht in der Erstellung eines Risikomanagementplans oder eines Plans, in dem die zu ergreifenden Maßnahmen aufgeführt sind. Sobald jedes Risiko identifiziert und klassifiziert wurde, legen Sie die Maßnahmen fest, die zu ergreifen sind:
- Das Risiko vermeiden, zum Beispiel durch Beseitigung seiner Ursachen.
- Mildern Sie die Auswirkungen des Risikos, wenn Sie es nicht verhindern können.
- Finden Sie eine Alternative, wenn die festgestellte Bedrohung einen wesentlichen Teil des Projekts gefährden würde.
Sie können dann entscheiden, wer für die Umsetzung der Lösung verantwortlich ist, z. B. anhand der RACI-Matrix.
Um festzulegen, wie auf die einzelnen Risiken zu reagieren ist, sollten Sie die von Ihnen vorgenommene Priorisierung und Kategorisierung der Risiken heranziehen und den Grad der Wichtigkeit und Dringlichkeit berücksichtigen, mit der das Risiko angegangen werden sollte. Während einige Risiken sofortige Maßnahmen erfordern, können andere mittelfristig geplant werden, um sie anzugehen.
Die Erstellung eines Risikomanagementplans ermöglicht es Ihnen auch, die Chancen und möglichen Vorteile für das Projekt zu berücksichtigen, die sich aus der Bewältigung des Risikos ergeben können.
4 – Überwachung durchführen
Definieren Sie einen Überwachungs- und Kontrollprozess und setzen Sie ihn während des gesamten Projekts ein, um das Auftreten von Risiken zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt jederzeit reibungslos verläuft. Die Überwachungsphase geht sogar über das Ende des Projekts hinaus.
Um die Risiken zu kontrollieren, sollten Sie Ihre Risikomatrix stets auf dem neuesten Stand halten und bei Bedarf neue Maßnahmen und Aktionen in Ihren Notfallplan aufnehmen.
Wenn neue Risiken auftauchen, müssen die zuvor getroffenen Maßnahmen zur Risikobewältigung neu bewertet werden. So können Sie überprüfen, ob sie angemessen sind und ob die angewandte Methodik korrekt war oder überarbeitet werden muss.
Achten Sie als Projektleiter darauf, dass Sie die Ergebnisse Ihrer Überwachung speichern und als bewährte Verfahren für künftige Projekte zur Verfügung stellen.
Was sind die potenziellen Risiken eines Projekts?
Arten von Risiken
Um Ihnen bei Ihrer Analyse zu helfen, wollen wir uns die verschiedenen Arten von Risiken ansehen, die im Laufe eines Projekts auftreten können:
- die mit der Projektplanung verbundenen Risiken. Diese können sich beziehen auf:
- Kosten, wenn der Kostenvoranschlag nicht mit den tatsächlich erbrachten Leistungen übereinstimmt oder sich der Umfang des Projekts geändert hat
- Zeit, wenn die für die Erledigung von Aufgaben oder Tätigkeiten benötigte Zeit die geplante Frist überschreitet;
- Humanressourcen, wenn die Aufgabenverteilung nicht angemessen ist, oder aufgrund von Kommunikationsfehlern;
- Ergebnisse, wenn die erwarteten Ziele nicht erreicht werden.
- Risiken externen Ursprungs, die sich auf das Projekt auswirken können. Auch wenn sie nicht von einer rigorosen Planung durch den Projektleiter und sein Team abhängen, müssen sie berücksichtigt werden, da sie sich auf das Projekt auswirken. Sie können wirtschaftlicher Natur sein:
- je nach der Dynamik und den Akteuren auf dem Markt;
- Umwelt, wenn Naturphänomene (Überschwemmungen, Erdbeben usw.) den Fortgang des Projekts gefährden können
- im sozialen Bereich, wenn das Projekt mit Streiks oder anderen Situationen der öffentlichen Ordnung in der Bevölkerung konfrontiert ist;
- rechtlich, wenn das Inkrafttreten eines neuen Gesetzes oder einer neuen Verordnung die Durchführung einer oder mehrerer der geplanten Aktivitäten verhindert.
Unabhängig von der Art des Projekts ist es möglich, die möglichen Risiken zu ermitteln und eine gründliche Analyse durchzuführen, um negative Auswirkungen so weit wie möglich zu vermeiden.
Je strukturierter Ihre Analyse ist und je mehr Variablen Sie berücksichtigen, desto besser lassen sich die Risiken kontrollieren und desto einfacher ist ihre Überwachung. Unabhängig davon, ob Sie Ihre eigene Matrix oder eine Projektmanagement-Software verwenden, können Sie eine bessere Entscheidungsfindung für den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen.
Tipps für eine bessere Kontrolle der Risiken
Optimieren Sie Ihr Management auf menschlicher Ebene: Beziehen Sie alle erforderlichen Kompetenzen ein und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team für die Besonderheiten des Projekts geschult ist.
Achten Sie darauf, dass sich die Teams ergänzen: Bilden Sie Paare und stellen Sie sicher, dass Sie über mehrfach qualifizierte Teammitglieder verfügen, um das Projekt bei ungeplanter Abwesenheit ohne Unterbrechung fortsetzen zu können.
Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt des Projekts und die damit verbundenen Risiken und passen Sie Ihre Maßnahmen gegebenenfalls an, wenn neue Risiken auftreten oder verschwinden.
Halten Sie Ihre Risikodokumentation auf dem neuesten Stand: Dies dient Ihrer eigenen Kontrolle, verbessert Ihre Reaktions- und Reaktionsfähigkeit und erweitert Ihre Wissensbasis über das Risikomanagement von Projekten. Sie machen die ergriffenen Maßnahmen und die überwundenen Risiken sichtbar, so dass sich andere künftige Projektmanager auf diese Eventualitäten vorbereiten können.
Jetzt sind Sie an der Reihe, Ihren Risikohorizont zu erkunden und alle Präventiv- und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um auf Kurs zu bleiben … und Ihre Ziele zu erreichen!